سیستم انبار داری (بخش دوم)


 





 

فصل دوم
 

آشنايي با اصول انبارداري در مؤسسات مختلف
 

بخش اول :
 

اصول انبارداري در هنرستانهاي صنعتي و مؤسسات آموزشي ، موجوديهاي انبار اين نوع مؤسسات از ابزارآلات و لوازم كار تشكيل شده است. بنابراين انباردار آن بايد ضمن آشنايي به اصول انبارداري از انواع قطعات ، ابزارآلات و كاربرد آنها اطلاعات كلي داشته باشد.
وسايل و لوازم موجود در انبار مراكز آموزشي را مانند ساير انبارها مي توان به دو قسمت كلي تقسيم نمود:
الف : وسايل و لوازم اموالي . نحوه طبقه بندي تنظيم و نگهداري آنها شامل مقررات اموال مي باشد و جمعدار آن مؤسسه مسئوليت حفاظت آنها را به عهده دارد.
ب : لوازم و وسايل مصرفي، مسئوليت اين سري از وسايل عهده انباردار مي باشد.

-نحوه دريافت وسايل و لوازم
 

دريافت جنس از انبار به طريق زير صورت مي گيرد :
- تكميل و امضاي فرم « درخواست ابزارآلات » در دو نسخه
- تاييد فرم توسط سرپرست كارگاه
- ارائه فرم به انبار جهت تحويل جنس
انبار با توجه به فرم ارائه شده نسخه دوم فرم را همراه وسايل مورد درخواست تحويل هنرجو مي دهد و نسخه اول را تا عودت لوازم نزد خود نگهداري مي نمايد.
پس از تحويل جنس نسخه اول فرم پس از امضاي انباردار به هنرجو ارائه مي گردد در صورت تحويل قسمتي از وسايل به انبار ، هنرجو موظف است براي آن تعداد از ابزارآلات باقيمانده فربم جديدي تكميل و به انبار ارائه نمايد.
در بعضي از هنرستانها از روش ابتكاري خاصي استفاده مي شود كه ذيلاً توضيح داده مي شود :
ابتدا وسايل و ابزارآلات مورد نياز روزمره هنرستان را دسته بندي كرده ، روي يك تابلو و يا در محل خاصي قرار مي دهند و در آغاز هر سال تحصيلي نيز با معرفي سرپرست كارگاه تعدادي ژتون شماره دار و يا كارت شماره دار به هنرجويان ارائه و از آنها رسيد اخذ مي شود و كليه مشخصات ژتون و گيرندگان آن در دفتري ثبت مي گردد. سپس هر وسيله اي كه مورد نياز هنرجويان باشد ، در مقابل تحويل ژتون يا كارت ارائه مي گردد و اين ژتون ها و يا كارت ها در محل جنس تحويلي قرار مي گيرد مانند سيمان ، آجر و ساير وسايل مشابه.
در اين حالت از فرم « انبار مستقيم » كه در بند «35 » اين كتاب يادآوري شده است ، استفاده مي شود.

نحوه طبقه بندي و كد گذاري ابزارآلات
 

از روشهاي متعددي براي طبقه بندي و كد گزاري ابزارآلات و وسايل در انبار استفاده مي شود كه در مورد آنها در فصول قبل توضيحات كافي داده شده است. يكي از سيستم هاي مناسب و مورد توصيه جهت طبقه بندي و تنظيم وسايل هنرستانها به شرح زير مي باشد :فهرستي از وسايل و لوازم تهيه مي گردد.
- وسايل و لوازم مربوط به هر يك از رشته ها تحت آن عنوان قرار مي گيرد.
- به هر يك از رشته ها يك كد( معمولاً دو رقمي ) اختصاص داده مي شود.
- به وسايل و لوازم مربوط به هر يك از رشته را نيز يك كد دو رقمي داده مي شود.
- در صورتي كه هر يك از وسايل انواع مختلفي داشته باشد به ؛آنها نيز كد و شماره اي اختصاص مي يابد.
بديهي است در اين سيستم استفاده از كاردكس به منظور دسترسي به جنس و محل نگهداري و همچنين اطلاع از وضعيت موجوديهاي آنها در انبار ضروري خواهد بود.

نمونه اي از روش كدگزاري وسايل و لوازم رشته هاي مختلف هنرستانها ذيلاً ارائه مي گردد.
راز بند 30 سانتيمتري

13-11-13

وسايل و لوازم داربست فلزي

12-13

انواع شاقول

13-13

شاقول سنگين

11-13-13

شاقول متوسط

12-13-13

شمشه پروفيلي

14-13

كمچه

15-13

ريسمانكار

16-13

كلنگ دوسر

17-13

ملاقه سيمانكاري

18-13

غربال

19-13

الك

20-13

پرس سيمي

21-13


بخش دوم
 

اصول انبارداري فروشگاهها :
 

نحوه تنظيم ، نگاهداري و صدور كالا در انبار فروشگاهها داراي ويژگي هاي خاصي است كه رنوس مطالب مورد لزوم يادآومري مي گردد :
معمولاً دو نوع انبار در فروشگاهها وجود دارد :
الف ـ انبار كل يا انبار مركز توزيع كالا
ب ـ انبار جز يا محل عرضه كالا به خريداران
هر يك از انبارهاي فوق عهده دار وظايفي به شرح زير مي باشند :
-وظايف انبار كل ( انبار توزيع كالا )
كليه اجناس خريداري شده جهت فروش پس از طي تشريفات خريد كه اصول آن در فصل اول اين كتاب توضيح داده شده به انبار كل تحويل داده مي شود.
مسئول انبار موظف به صدور قبض انبار و ثبت مشخصات كالا در دفاتر و كارتهاي انبار مي باشد.

-درخواست كالا از انبار كل
 

درخواست كالا از انبار كل فروشگاه ( مركز توزيع كالا) به ترتيب زير انجام مي شود:
- تهيه و تكميل فرم درخواست كالا از طرف واحد فروش يا دپارلمان مربوط
- امضا و مهر سرپرست دپارتمان و تاييد فرم از طرف مسئول امور فروش يا امور بازرگاني
- ارسال فرم درخواست كالا به انبار كل جهت دريافت كالا
فرم درخواست كالا از انبار در سه نسخه و به ترتيب زير صادر مي گردد :
- نسخه اول : امور مالي جهت انجام محاسبات مالي
- نسخه دوم : واحد فروش يا دپارتمان متقاضي كالا
- نسخه سوم : جهت ثبت در كاردكس انبار
در بعضي از فروشگاهها كه داراي حسابداري صنعتي مي باشند ، يك نسخه نيز جهت اقدام به واحد مذكور ارسال مي گردد.

-صدور كالا از انبار كل :
 

پس از دريافت فرم درخواست كالا توسط انبار، اقدامات زير در اين واحد به عمل مي آيد :
- كنترل فرم درخواست با كارت ها و دفاتر موجودي كالا
- ثبت مشخصات درخواست در دفتر يا كاردكس انبار
- جمع آوري و بسته بندي اجناس درخواستي و الصاق برچسب روي آنها.
- صدور حواله انبار و تحويل جنس به نماينده واحد متقاضي كالا
انباردار يك نسخه از فرم حواله انبار را به انضمام نسخه دوم فرم درخواست كالا همراه جنس به درخواست كننده تحويل مي دهد. نسخه اول فرم درخواست كالا به انضمام اول حواله انبار به امور مالي ارسال و نسخ سوم حواله انبار و فرم درخواست كالا در بايگاني انبار كل نگهداري مي گردد.

-برگشت كالا به انبار كل
 

كالاهاي اضافي ، اسقاط و خسارت خورده از فروشگاه ، طي مراحل زير به انبار كل برگشت داده مي شوند :
- تنظيم فرم برگشت كالا با امضاي سرپرست دپارتمان برگشت دهنده كالا.
- تاييد فرم برگشت توسط مسئول امور فروش يا بازرگاني فروشگاه
- تحويل كالاهاي برگشت شده به انبار كل همراه فرمهاي تنظيم شده
فرم برگشت كالا در سه نسخه و به شرح زير تهيه مي گردد :
نسخه اول : امور مالي
نسخه دوم : دپارتمان برگشت دهنده
نسخه سوم : انبار
لازم به توضيح است كه كليه ضايعات در فروشگاه بايد طبق ليستي به انبار عودت داده شود و همراه وضعيت موجودي انبار ( سالمن ، خسارت خورده جزئي ، اسقاط ) در ستونهاي مربوط دفاتر با كاردكس انبار ثبت گردد.
- وظايف انبار جز ( انبار عرضه كالا )
انبار جز در فروشگاهها عهده دار عرضه كالا به خريدار مي باشد. با توجه به وظايف اين انبار نحوه چيدن اجناس در آن مستلزم آگاهي از سيستم انبارداري در فروشگاهها مي باشد.
توجه به اصل مطلوبيت يعني كالاهايي كه بيشتر خريدار دارد ، يكي از نكات مهم در فروشگاهها مي باشد بدين ترتيب كه كالاهاي پر مصرف نزديك تر و بيشتر در دسترس قرار داده مي شود تا كالاهاي كم فروش.
يكي از مناسب ترين روش چيدن اجناس در اين نوع انبارها ، انبار كردن اجناس و در نظر گرفتن حداقل كالا در قفسه هاي فروش مي باشد به طوري كه به توان از حداقل فضاغ براي نگهداري حداكثر انواع اقلام در قفسه ها استفاده نمود.
نحوه عمل بدين ترتيب است كه به ميزان فروش و مصرف آنها در قفسه ها چيده مي شود و به محض فروش رفتن آن مجدداً محل خالي قفسه تكميل مي گردد.

بخش سوم
 

اصول تداركات و انبارداري در بيمارستانها و مؤسسات توليد دارو:
كليه امور خريد واحدهاي درماني و بهداشتي مشابه ساير مؤسسات بوده و توسط كارپردازي انجام مي گردد، با اين تفاوت كه واحد كارپردازي در اكثر واحدهاي درماني تحت نظر حسابداري اداره مي شود.
با توجه به نوع كالا و مواد ، مراحل زير در تهيه و تدارك آنها انجام مي گردد.

-مراحل تهيه و تدارك دارو در بيمارستانها :
 

- داروخانه هاي هر بيمارستان احتياجات دارويي هر يك از بخش ها ، درمانگاهها و واحدهاي اورژانس آن بيمارستان را تامين مي نمايد.
- فرم درخواست دارو توسط بخش با توجه به دفتر ويزيت آن بخش در دو نسخه تهيه و پس از امضا جهت دريافت دارو به داروخانه ارسال مي گردد.
- فرم درخواست دارو، داراي ستونهاي مختلفي است كه در آن شماره بخش ، نام دارو، مقدار ، نام بيمار ، نوع بيماري و شماره تخت ثبت مي گردد.
- در صورت موجود بودن دارو ، نسبت به تحويل آن توسط داروخانه اقدام مي شود.
- همزمان با تحويل دارو ، فرم حواله از طرف داروخانه صادر و مراتب در كارت با دفتر داروهاي تحويلي ثبت مي شود. علاوه بر كارت يا دفتر صدور دارو كه براي هر نوع دارو يك قسمت و يا كارت خاصي در نظر گرفته شده است براي هر بخش نيز يك كارت يا قسمت جداگانه اي در نظر گرفته مي شود كه مقدار تحويلي دارو به تفكيك نوع دارو براي هر بخش در آن منعكس مي گردد.
- بخش تحويل گيرنده دارو نسخه حواله انبار را در كارت يا دفتر وارده هاي دريافتي خود ثبيت مي نمايد. در فواصل زماني مشخص ( معمولاً هرز سه ماه يك بار ) اين دفتر با كارت يا دفتر داروخانه مقابله و كنترل مي شود.
- در صورت موجود نبودن دارو در داروخانه ، فرم درخواست دارو از طرف داروخانه و در بعضي از بيمارستانها توسط پخش دارو تكميل مي گردد. اين فرم پس از تاييد و امضاي رئيس بيمارستان از طريق حسابداري به كارپردازي ارائه مي گردد تا نسبت به خريد آن اقدام شود.
- پس از انجام يافتن خريد طبق مقررات بيمارستان ، داروهاي خريداري شده تحويل داروخانه يا واحد پخش دارو مي گردد و نسبت به صدور قبض انبار و توزيع آنها بين واحدهاي ذيربط اقدام مي شود.
يك سري از داروهاي اورژانس كه ممكن است مورد استفاده شيفت شب قرار گيرد، در بخش و يا داروخانه نگهداري مي گردد و هر شب تحويل و تحول انجام مي پذيرد و در صورت مصرف آنها در دفتر مخصوص بخش ثبت و سپس به كارت يا دفتر كل منتقل مي گردد.
داروهايي كه در داروخانه بيمارستان يا بخش دارويي وجود نداشته باشد، پس از اخذ موافقت رياسنت بيمارستان از طريق حسابداري اقدام به خريد آن مي شود. معمولاًمبلغي به عنوان تنخواه گردان در اختيار رياست بيمارستان قرار دارد كه از محل مزبور اقدام به تهيه مايحتاج ضروري و فوري مي شود.
-تهيه و تدارك كالا و وسايل بيمارستاني
علاوه بر تهيه و خريد دارو ، واحد كارپردازي موظف به تهيه و تدارك كالا و لوازم مورد نياز بيمارستان نيز مي باشد اين سري از كالاها را مي توان به دو قسمت به شرح زير تقسيم نمود.

- كالا و لوازم مصرفي :
 

اين نوع كالاها مانند ساير وسايل انبار پس از صدور قبض انبار و ثبت در كارت ها و دفاتر انبار و در صورت ارائه آن به مصرف كننده حواله انبار صادر مي شود. مانند خواربار و …

- وسايل و لوازم غير مصرفي :
 

اين نوع وسايل جز اموال شمرده مي شود و بايد به آنها شماره اي اختصاص يابد و در دفتر اموال ثبت و بعد از الصاق برچسب شماره دار به آنها به متقاضي تحويل گردد. مسئوليت نگهداري و ثبت اين نوع كالا در دفاتر به عهده جمعدار اموال بيمارستان مي باشد.
در صورت دولتي بودن بيمارستان ، يك نسخه از صورت اموال خريداري شده پس از ثبت مشخصات آنها در فرم هاي خاص به اداره كل اموال دولتي وزارت امور اقتصادي و دارايي ارسال مي شود.

-انبارهاي بيمارستان :
 

با توجه به نوع كالا ، لوازم مورد استفاده و نياز بيمارستانها و واحدهاي درماني و بهداشتي انواع انبارهايي كه در اين مؤسسات وجود دارد، فهرست وار عبارتند از :
- انبار البسه و ملحفه
- انبار اسقاط
- انبار خواربار
- انبار تاسيسات

- انبار البسه و ملحفه :
 

در اين انبار كه كالاها و اجناس مصرفي نگاهداري مي گردد نحوه عمل آنها مانند ساير انبار كالاها است و طبق فرم درخواست كالا از بخش و موافقت مدير يا رئيس بيمارستان طي حواله انبار صادر و مراتب در كاردكس يا دفتر انبار ثبت مي گردد.

-انبار اسقاط :
 

وسايل اسقاطي فرستاده شده از بخش ها و ساير واحدهاي بيمارستاني در انبار اسقاط نگهداري مي شود و البسه و ملحفه هايي كه قابل مصرف مجدد است و يا براي نظافت مي تواند مورد استفاده قرار گيرد از ساير كالاها جدا و بقيه معدوم و يا طي صورت جلسه و مقررات اداري به فروش مي رسد.

- انبار خواربار:
 

توزيع خواربار از انبار به صورت روزانه و يا به طور ماهانه انجام مي گردد. بدين ترتيب كه جنس مورد مصرف آشپزخانه ، بخش تغذيه كه توسط قسمت آمار همين بخش تهيه مي شود، تحويل سرآشپز مي گردد و طي فرم درخواست خواربار از انبار به طور روزانه درخواست مي شود.
بعضي از اجناس مانند مواد پاك كننده و ضد عفوني ، قند و شكر و چاي به طور ماهانه طبق درخواست بخش تحويل مي گردد.

-انبار تاسيسات :
 

در اين انبار وسايل و لوازم تاسيساتي و وسايل بيمارستاني نگاهداري مي گردد. نگاهداري آن سري از وسايل و لوازمي كه در ارتباط با اموال مي باشد به عهده جمعدار بيمارستان است.
چند نمونه از فرم هاي مورد استفاده در انبارهاي بيمارستان در شكلهاي شماره 23 ،24،25 نشان داده مي شود.

-تدارك و انبارداري در موسسات توليد دارو:
 

نحوه تدارك و تهيه مواد اوليه جهت توليد در موسسات دارويي به شرح زير انجام مي شود.

-سفارش كالا:
 

- واحد برنامه ريزي مؤسسه با هماهنگي انبار اقدام به تهيه فهرست اقلام مورد نياز سالانه خود مي نمايد. معمولاً اعلام نياز واحد برنامه ريزي براساس تعهدات ارائه شده به وارت بهداشت و درمان و آموزش پزشكي و با توجه به ميزان موجودي مواد اوليه و بسته بندي در انبار انجام مي گردد.
- فهرست اقلام مورد نياز پس از تاييدا جهت اقدام در مورد خريد به واحد بازرگاني مؤسسه ( بازرگاني داخلي يا خارجي ) يا واحد سفارشات و با توجه به نوع مواد مورد نظر ارائه مي شود.
- واحد بازرگاني يا سفارشات اقدام به سفارش كالا نموده و يك نسخه از فرم سفارش جهت اطلاع انباردار از تاريخ تقريبي دريافت ، مقدار سفارش شده و ساير اطلاعات لازم ارسال مي دارد.
-عمليات انبارداري :
- انباردار با توجه مقدار سفارش شده ، پيش بيني هاي لازم را در مورد جايگزيني آنها در انبار به عمل مي آورد.
- محموله سفارش و خريداري شده به انبار جز قرنطينه شركت تحويل داده مي شود و توسط انباردار با « واحد دريافت » اقدام به صدور برگ رسيد موقت مي گردد.
- انبار قرنطينه مراتب را طي فرم « گزارش وصول » به آزمايشگاه اطلاع مي دهد فرم مزبور در دو نسخه تنظيم مي گردد. نسخه اول جهت اطلاع و اقدام به آزمايشگاه ارسال و نسخه دوم جهت پيگيري در بايگاني انبار نگهداري مي شود.
- واحد آزمايشگاه از كالاها و مواد دريافتي نمونه برداري كرده و روي مواد مهر « نمونه برداري گرديد » زده مي شود.
-

-اعلام نتيجه آزمايش :
 

نتايج اعلام شده از آزمايشگاه از سه حالت خارج نمي باشد :
الف ـ قابل مصرف : در اينصورت كالاي خريداري شده به انبار تحويل و رسيد دائم صادر مي گردد.
ب ـ غير قابل مصرف : كه در اينصورت عودت داده شده و يا به انبار ضايعات ارسال مي گردد.
ج ـ در حال بررسي : مجدداً مورد بررسي دقيقتر قرار داده مي شود.
مراحل مختلف دريافت ، ثبت و نگهداري و ارسال مواد در مؤسسات توليدي دارويي تفاوت چنداني با ساير سازمانها ندارد.

ارسال توسط کاربر محترم سایت : farashbandzare


/ج